RESEÑA DE RECEPCION Y DESPACHO DOCUMENTAL

ANTECEDENTES HISTORICOS

Recepción de documentos

La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional; además, en la medida en que los documentos que la dependencia capta día con día constituyen la materia prima de la infraestructura informativa institucional, la recepción de documentos constituye también un evento con importantes implicaciones para el manejo y acceso ulterior a la información requerida por aquella. En este sentido, en la recepción de documentos oficiales deberá cumplirse siempre con tres requisitos complementarios:

1) garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia desde el momento de su ingreso;

2) garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su trámite; y

3) garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.

De acuerdo con lo anterior, y a efecto de auspiciar el adecuado manejo integral de la documentación de la dependencia, para la recepción de documentos dentro del Sistema Estatal de Archivos se observarán puntualmente los siguientes principios básicos:
a) La Oficialía de Partes o, en su ausencia, la unidad central de Archivos de Trámite, que estará representada por la oficina del Titular de la dependencia o entidad (Secretario, Director General, Presidente Municipal, etc.), es la instancia responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida a la dependencia. Ninguna otra instancia o persona de la dependencia podrá recibir la documentación oficial dirigida a la institución para su trámite.
b) La correspondencia captada por la dependencia a través del intercambio gubernamental será recibida únicamente por la Oficialía de Partes o, en su defecto, por la unidad central de Archivos de Trámite de la oficina del Titular de la dependencia, como queda dicho, la que manejará también de manera exclusiva la correspondencia ingresada en las oficinas por medio del servicio de valija y la correspondencia para la dependencia recolectada en los servicios de mensajería, así como la que sea entregada por el remitente o su representante en las ventanillas de la misma Oficialía de Partes.

d) La Oficialía de Partes distribuirá con la mayor rapidez la documentación que reciba, entregando directa y exclusivamente a la unidad de Documentación en Trámite de la entidad administrativa destinataria la correspondencia captada. En particular, deberá entregarse con especial rapidez la correspondencia urgente, manteniéndose cerrada y con controles adicionales la correspondencia confidencial ó con valores y riesgos.

Despacho de correspondencia

El despacho de correspondencia ya sea que implique la distribución de documentos derivados de trámites emprendidos ante la dependencia o que se relacionen con ésta a través de la vía documentaria, constituye un fenómeno básico dentro de la comunicación y coordinación institucional. Su realización eficiente es, por lo tanto, fundamental para la adecuada inducción o culminación de las gestiones públicas. El correcto despacho de documentos es una importante condición para que la dependencia efectúe oportuna y completamente la función social que le corresponde como parte del aparato gubernamental, manteniendo con un alto sentido de servicio la comunicación necesaria con la ciudadanía, otras instituciones, o interna y regionalmente, entre los diversos componentes de la propia dependencia.
De tal modo, el servicio de despacho de correspondencia que ofrecen las oficinas así facultadas, lejos de ser equiparable a un simple servicio de mensajería, constituye una actividad de alta significación para el desarrollo ordenado y la culminación satisfactoria de las gestiones estrechamente relacionadas con el resto de las operaciones que se realizan dentro del Sistema Estatal Archivos para manejar coherente y eficazmente la información documental que la dependencia requiere y produce. En este aspecto debe considerase como un requisito esencial el garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la dependencia sean recibidos oportunamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental, resguardando y promoviendo los intereses de la dependencia ante las diversas instancias de gestión interinstitucional.
De acuerdo con lo anterior y a efecto de auspiciar un adecuado manejo de la documentación emitida por la dependencia para el despacho de los documentos se observarán puntualmente los siguientes principios básicos:


a) Las oficinas de Archivos de Trámite serán las instancias que capten la correspondencia de salida generada por las entidades administrativas a que se encuentren adscritas, debiendo manejar con la máxima agilidad y control tales piezas. En este sentido, se procurará que los documentos entregados por las áreas tramitadoras cumplan los requisitos establecidos en las normas de comunicación formal de la dependencia.

b) La Oficialía de Partes o la unidad central de Archivo de Trámite de la dependencia será la instancia responsable del despacho de los documentos de la institución bajo el procedimiento señalado con anterioridad, siendo las únicas autorizadas para distribuir por intercambio gubernamental, franqueo o valija, la correspondencia de salida de las diversas entidades administrativas que le será entregada directamente por las Unidades de Archivos de Trámite respectivas.

c) Las oficinas regionales de una dependencia en el interior del Estado podrán despachar los documentos emitidos por la Dirección a que se encuentran adscritas, debiendo manejar también el servicio de valija por medio del cual se establece comunicación con las oficinas centrales de la institución. La Oficialía de Partes o Unidad Central de Archivo de Trámite establecerá un registro de los documentos de las diversas entidades de la dependencia que se hayan despachado de manera descentralizada. Por su parte, las unidades de Archivo de Trámite regionales establecerán su propio registro local de la correspondencia generada por las entidades a que se encuentren adscritas.

d) La Oficialía de Partes y las unidades centrales de Archivos de Trámite deberán llevar los registros contables que acrediten el correcto empleo del presupuesto que les sea asignado para el servicio de franqueo de correspondencia.

e) En cualquier caso, el servicio de despacho de correspondencia de salida se efectuará dentro del Sistema Estatal de Archivos con la máxima agilidad y control en la tramitación y entrega de los documentos despachados, aplicando los recursos existentes dentro del Sistema para este propósito únicamente en la distribución de la documentación oficial que la dependencia requiere para el desarrollo de sus actividades.
2.
Trámite y Control Interno del Documento en una Unidad Administrativa
1. El seguimiento y control del documento en trámite que pasa a otra Unidad
Administrativa, se efectuará por medio de un control interno de documentos,
diseñado por el Archivo Central.

2. El éxito del control y seguimiento de los trámites implica la coordinación y
colaboración de las Unidades Administrativas con el Archivo Central.
3. Las Secretarias de las unidades administrativas entregarán en forma ágil a los
tramitadores para el establecimiento de la respuesta.
b) Siglas de Identificación y Numeración del Documento
1. Las unidades administrativas deberán utilizar en sus comunicaciones una sigla que
la identifique de las demás, pudiendo ser numérico, alfabético o alfanumérico.
2. En el caso de que las unidades administrativas se encuentren descentralizadas,
llevarán la numeración de sus documentos creados, cada una de ellas.
3. En el caso de que exista una numeración centralizada, a través de la AAC, se
mantendrá el mismo procedimiento.
4. La numeración de documentos creados internos y externos será consecutiva
ANUAL, manteniendo una relación correlativa completa.
5. La unidad administrativa (Secretaría General) es la responsable del control,
registro, numeración, fechado y distribución de los ACUERDOS, CONTRATOS,
CONVENIOS, DECRETOS Y RESOLUCIONES. La numeración es consecutiva
por cada período de Gobierno.
c) Elaboración de Respuestas
1.
Para cada tipo de trámite, la Unidad Administrativa establecerá el número de
copias a utilizarse y su distribución.
2.
Toda respuesta oficial al igual que los anexos llevará en las copias y al pie del
documento la sumilla de firma de responsabilidad de los funcionarios que
intervienen en la elaboración.
DE LA SALIDA DEL DOCUMENTO
1. Los tramitadores son los responsables de la atención a los documentos que
reciben, debiendo reducir al máximo el tiempo establecido para cada tipo de
trámite, sobre todo para el caso de correspondencia urgente.
2. La correspondencia de salida, en caso de haber respuesta oficial, conservará en
todos los casos una copia que será integrada al expediente respectivo y una copia
para la Unidad del Archivo Central.
3. La salida de correspondencia derivados de trámites emprendidos por la Institución,
constituyen un importante factor para que la Entidad cumpla oportuna y
completamente la función que le corresponde dentro del aparato estatal,
manteniendo en forma efectiva el servicio de comunicación con el usuario, con
otras instituciones o internamente
a) Control y Despacho de los Documentos
1. El Archivo Central es el responsable del despacho de los documentos de la
Institución con la máxima agilidad, siendo el único autorizado para distribuir a nivel
nacional o internacional la correspondencia de salida de las diferentes unidades
administrativas, que le será entregada directamente por la secretaria de la Unidad
de Trámite.

2. Todo documento que se envíe a través de FAX U OTRO MEDIO ELECTRÓNICO, que no garantice la durabilidad de la información, será remitido eloriginal inmediatamente a su destinatario.
3. La Unidad del Archivo Central, establecerá un Registro de Salida de
correspondencia, debiendo utilizar un formato. Ejemplo: DSINAR-RSC-01
REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA (ANEXO 3)
4. En el caso de entrega de correspondencia a través de empresas intermediarias de
encomiendas nacionales o internacionales, se utilizará el mismo registro, indicando
los datos de: Transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y número de guía
de envió.

DE LA RETROALIMETACION DE LA INFORMACION
1. El Archivo Central ejerce la función de información al usuario siendo responsable
de llevar eficientemente el Control del Trámite iniciado.
2. El Archivo Central es el responsable de actualizar la Salida de la gestión
documental con la de Entrada a través del retorno del formato DSINAR-RCD-01
REGISTRO Y CONTROL DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS en el tarjetero
respectivo.
a) Cancelación del Control de Trámite
1. En el caso de que exista respuesta oficial, la copia de la comunicación o respuesta
que reciba el Archivo Central, será archivada en orden numérico o cronológico por
procedencia a nombre de la unidad administrativa, en orden orgánico estructural.
2. Los trámites que no requieran contestación, la autoridad ordenará la acción de
archivo con su firma y fecha en el casillero del formato DSINAR-RCD-01; la
secretaria actualizará la acción en su registro y devolverá el formato DSINAR-
RCD-01 al Archivo Central.
3. El Archivo Central, reportará a la máxima autoridad aquellos trámites que no han
sido atendidos a través de un REPORTE DE TRAMITES PENDIENTES; autoridad
que tomará las acciones o sanciones del caso.